第一個技巧，在一週開始前做好準備
會養成這個習慣是因為常常在週間工作的時候都覺得每天很忙，可是到頭來又好像在瞎忙。
仔細檢查自己的日常後才發現，原來是因為想到什麼做什麼，所以很多時時候如果沒有想到其他待辦事項就可能浪費了時間。
提前做好準備聽起來很簡單，但是想要提前安排其實不容易，因為我必須先想好一個禮拜的行程。
剛開始的時候可能排完禮拜一到三就沒事情了，所以後來都是在練習如何思考、如何排序、以及分配時間。
我通常會依照下列步驟來安排：
1）列出代辦事項 - 寫下來所有想到的事情，然後分類。我常常就會把事情項目分成未來規劃、人事相關、專案進度、其他。
2）安排輕重緩急 - 利用艾森豪矩陣快速判斷哪些事項是重要，哪些事情是緊急的，然後列出那些時間底線快到而且重要的事項。
(艾森豪矩陣判斷什麼事情重要，什麼事情緊急)
3）刪除不重要的 - 重點不是列出所有事情，想要很有野心的包山包海。重點是判斷哪些事情不重要，可以交代出去或是放掉。
這樣一來就會知道下個禮拜只要做五件事情，有辦法消化 P0 (priority 0) 的事項才繼續消化 P1 的項目。
(列出來事情的優先順序)
第二個技巧，安排好自己的神聖時間
研究顯示每一次被打斷或是轉換工作內容的時候都會消耗專注力，而且僅有非常少數的人可以在不影響生產力的同時處理多項事情。
簡單來說，這些 multi tasking 和被訊息打斷雖然體感讓人覺得很忙很有效率，但是其實是非常非常浪費時間的。
1）讓別人無法打斷你的思緒
在每天效率最好的時段安排自己最重要的事情，提前在自己的日曆上面排出一個請勿打擾的時段。
建議會下載 Clock Wise，可以直接同步所有同事的日曆自動找出哪些時段適合開會，哪些時段可以創造更多專注時間。
(Clockwise 如何自動調整 focus time)
2）讓自己不要打斷自己的思緒
我得承認，要求別人不打擾很容易，自己不被手機誘惑才是最困難的。
如果沒有辦法嚴格的限制自己，那就把監督的工作交給Forest 吧。
只要不滑手機，你的小樹就可以長大唷，算是一個可愛又實用的生產力 App。
(Forest 生產力 app)
第三個技巧，給時間留白收尾並回測
如果你不能衡量一件事情，那麼你就沒有辦法改善。
尤其像是生產力和效率這種東西非常抽象，不把他量化的話時間就會白白流失了。
能夠讓自己不虎頭蛇尾的方式就是導入一套方式，讓自己可以客觀的自省和追蹤成長。
1）把量化生產力交給機器人
我一開始接觸這個工具的時候覺得超級酷，竟然有程式可以追蹤自己的數位足跡和時間分佈。
Rescue time 可以紀錄你在電腦上面的行為，進而分類成不同項目。
這樣你花了多少時間寫程式，花了多少時間製做報表，甚至花了多少時間和同事打屁聊天都一目瞭然！
(一天工作四小時，剩下拿來打這篇文章了，所以好像也沒有工作比較少)
2）讓大腦關機休息
在每個禮拜五的下午我一定不會安排事情或是會議。
一來是禮拜五下午開始處理也做不完，二來是我希望釋放大腦的壓力，給自己一些思考的空間。
這種效果有點像是洗澡的時候，大腦因為放鬆所以比較容易激發靈感。
在禮拜五的下午最適合讓大腦關機，然後紀錄下那些還沒做完的事情，不要讓工作影響假日的心情。
3）持續反思
有了測量的方式和激發改進的方法，最後需要的就是持續改進的心態建立了。
永遠挑戰自己，找出更好的方法，更快的解決方案，或是更有效率的時間安排。
小技巧環環相扣，有始有終
總結一下這些小技巧，其實就是在開始做事情之前先規劃好，安排行程。
在執行的時候盡量減少被別人打斷的機會，然後克制自己不要看手機分心。
最後利用每個禮拜放假前，轉換心情順便回頭檢視自己的行程，不斷優化讓自己工作更有效率。
希望大家在學會這些小技巧之後也可以找到 work life balance 唷！讓你也高效的完成工作，多留點時間給自己 😉
Comments